Krav om elektronisk faktura ved offentlige innkjøp

Kilde: Regnskap Norge

Formålet med den nye forskriften er å fremme effektiv og miljøvennlig fakturahåndtering i offentlige anskaffelser.

Innholdet i forskriften følger opp instrukser statlige myndigheter har hatt siden 2012, og senere også kommunene. Når kravene nå kommer i forskrift, må det forventes at praktiseringen strammes inn.

Fakturaer som omfattes
Det er fakturering som knytter seg til anskaffelser etter anskaffelsesloven som omfattes av forskriften. Dette gjelder avtaler om leveranser av varer eller tjenester på minst 100 000 kroner eks. mva.

Det må også forventes at mange av disse fakturamottakerne vil kreve at lavere beløp faktureres elektronisk.

Oppdragsgivere som omfattes
Fakturamottakere som nå pålegges å innhente elektroniske fakturaer i EHF-formatet er:

• Statlige myndigheter,
• fylkeskommunale og kommunale myndigheter,
• offentligrettslige organer, og
• sammenslutninger med en eller flere oppdragsgivere som nevnt i punktene over.
• Offentlige foretak som utøver forsyningsaktivitet som definert i internasjonale avtaler som Norge er forpliktet av, og
• andre virksomheter som utøver forsyningsaktivitet på grunnlag av enerett eller særrett som definert i internasjonale avtaler som Norge er forpliktet av.

Om formatet
Elektronisk handelsformat (EHF) omhandler ikke bare innhold i faktura, men er en standard for elektronisk utveksling av informasjon mellom oppdragsgiver og leverandør gjennom hele anskaffelsesprosessen.

I 2018 ble det håndtert mer enn 90 millioner e-fakturaer basert på EHF-standarden i den norske delen av EUs nettverk for utveksling av elektroniske dokumenter (PEPPOL-nettverket). Dette var en økning fra 58 millioner året før.

Forskriften stiller nærmere krav til hvilke versjoner som aksepteres av både EHF og PEPPOL BIS (PEPPOL Business Interoperability Specification). For begge gjelder versjon 3.0 eller nyere.

Faktura i feil format
Oppdragsgivere må i sine kontrakter stille krav om bruk av elektronisk faktura i godkjent standardformat.

Dersom leverandøren sender faktura som ikke oppfyller kravene til elektronisk faktura, kan oppdragsgiveren holde tilbake betaling inntil elektronisk faktura i godkjent standardformat leveres.

Oppdragsgiveren er pålagt å gi melding om feil format til leverandøren uten unødig opphold. Dersom slik melding er gitt, løper opprinnelig betalingsfrist fra tidspunktet elektronisk faktura i godkjent standardformat er levert.